第一，确定活动时间。
为媒体记者、摄影工作者提供准确的活动时间，根据实际情况提前出发前往现场，以免出现迟到现象，延误活动正常举行的过程。
第二，确定活动的地址。
为媒体记者提供详细的活动地址、地点至某酒店或某展台的精确位置，使摄影人员能准确直接的到达现场工作。
第三，提供新闻通稿。
因为商业活动，记者不负责稿件，如有网络或报纸媒体邀请，需甲方提前准备正式合法的新闻通稿。
提供媒体邀请邀请单。
媒介邀请可以是图片形式，也可以是文字形式，如果是自我邀请，媒介邀请对于记者是否来参加有重要意义。
第五，拟邀请的媒体。
建议要邀请的媒体类型(电视、报纸、杂志、视频、网络)，要邀请的媒体数量，请公关公司帮你做好计划。
第六，确定合作媒体。
上述资料提供给公关公司后，公关公司当天就可以确定哪些媒体愿意参加活动并进行宣传报道，如果暂时无法确定，很可能是记者已被其他企业安排，无法对活动做出承诺。
第七，媒体到场接待。
一般而言，若不是极小规模的事件现场，媒体管家会安排专业媒体负责人到场，负责统筹所有邀请到场媒体的联络、对接、签到、现场组织、协调群访/专访等工作，甲方最好指定专人留电话号码，以便及时沟通。
第八，活动宣传报道。
会后，媒体记者返回采访现场，原则上应按甲方事先准备的新闻通稿在相应媒体上进行报道(电视台播放、报刊杂志刊登、视频上传、网络媒体发稿)。
合作情况的反馈性报告。
此次活动宣传报道结束后，媒体公关会将本次邀请的媒体宣传报道的资料整理汇总到甲方。电视播放应事先通知甲方播放时间，让甲方注意观看，有部分电视台提供网络播放链接，有部分视频媒体提供链接，有一些网络媒体提供新的链接和收录截图，有一些报刊杂志媒体提供网络链接。


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